L’organisation d’une journée sécurité nécessite de nombreux points à aborder en amont. Cette journée est dédiée à la sensibilisation de vos collaborateurs sur des sujets importants comme les risques professionnels, la qualité de vie au travail, la prévention, la sécurité…. Pour être certain que tout se déroule comme prévu, vous devez vérifier et garantir certains éléments de la logistique.
Anticipez votre journée sécurité dès la passation de commande
La grande partie de la logistique de votre journée sécurité se passe lors de la passation de commande. En effet, c’est ici que vous devrez choisir vos prestataires, les intervenants qui viendront animer les ateliers de votre safety day mais aussi l’espace nécessaire pour eux et vos participants (optez pour une journée en interne sur votre site ou bien louez un espace adapté).
Pensez également à louer le matériel adéquat pour vos présentations (sono, projecteurs, micros…).
N’oubliez pas de prévoir le repas, un point très important pour instaurer une cohésion chez vos collaborateurs.
Dernière petite chose : vous pouvez prévoir des goodies. Ces petits cadeaux peuvent faire la différence et être obtenus à l’issu d’un atelier quiz ou d’un challenge. L’idéal serait de rester dans la thématique de votre journée sécurité. Voici quelques idées, offrez un verre doseur (doses bar) pour accentuer la prévention sur le risque routier et les addictions. Ou bien un nouvel équipement de protection individuelle, une gourde lors des fortes chaleurs, une trousse de secours à mettre dans le véhicule, ou encore une lampe de poche (pratique en cas d’urgence)..
Passez alors commande auprès de tous ces prestataires en amont pour être certain que vous ne manquerez de rien pour votre safety day.
Vérifications quelques jours avant l’évènement
Gestion des prestataires de votre safety day
Logiquement, quelques jours avant la journée sécurité, votre organisation est quasiment finalisée. Il restera sûrement quelques éléments de dernière minute à vérifier pour ne pas être débordé le jour J.
A J-7, vérifiez la coordination avec vos intervenants. L’objectif est d’être sûr qu’ils soient prêts et que le matériel soit bien disponible, n’oubliez pas la gestion de la livraison. Attention, dans certains cas, les intervenants souhaitent qu’il y ait du matériel disponible sur place (exemple : matériaux à manutentionner pour des ateliers gestes et postures). Normalement, comme dit précédemment, ces points ont été vus en amont mais c’est quand même l’occasion de vérifier que tout est prêt !
Dans un second temps, pensez à vérifier les services de restauration. Vous pouvez par la même occasion refaire le compte exact de tous les participants à la journée sécurité. Assurez -vous également que les hôtels et transports soient réservés si vous en avez prévus
Gestion des participants à vos ateliers sécurité
Définissez les groupes en amont. Cela vous fera gagner un temps considérable. Créez des équipes d’une dizaine de participants. Les ateliers Atyprev sont conçus pour faire collaborer 12 personnes maximum. Cela permet de créer de l’échange mais aussi de s’assurer que tout le monde ait sa place pour participer.
Conseil de Perrine : “Privilégiez les groupes mixtes, mélangez les profils encadrants – opérateurs et/ou les employés de terrain – bureau afin favoriser les retours d’expérience, les contraintes métiers de chacun.”
Nommez un chef par équipe. Ce dernier aura la charge du respect du timing, des déplacements des participants… L’objectif est de fluidifier les circulations entre les ateliers.
La constitution des groupes au préalable vous permet d’adresser une convocation à tous les participants contenant la date, les horaires de l’évènement, les objectifs de cette journée prévention, l’adresse de l’évènement (parfois les moyens pour s’y rendre) et enfin les équipements et matériels à prévoir (équipements de protection individuelle par exemple…).
Planning de votre journée sécurité
Autre élément que vous pouvez indiquer avec la convocation : le planning, les plans d’accès, des informations sur une éventuelle pause déjeuner…Envoyez un planning précis à vos participants dans lequel ils doivent retrouver les horaires de la journée (commencement, heures du déjeuner, horaires des pauses, mot du directeur, ateliers…)
Grâce à ces informations, les participants connaîtront les détails de la journée. Vous pouvez aussi opter pour un planning par équipe ou un planning général.
Options supplémentaires
Pensez à vos goodies, à l’approche du jour J, la commande doit être complète ! Si vous devez amener sur le site du safety day du matériel, il est également temps de s’occuper des questions logistiques. Posez-vous certaines questions : Faut-il louer un véhicule spécifique ? Tout rentre dans les voitures de l’équipe ?…
Dernier point, les documents administratifs de la journée. C’est le moment de les imprimer et de les classer. On peut notamment retrouver les feuilles d’émargement, les plannings, les listes des équipes, l’affichage avec le nom des salles… Vous pouvez aussi opter pour une solution 100% dématérialisée. Dans ce cas, vérifiez que tous les liens fonctionnent.
Vérifications de dernières minutes*
*Ces vérifications peuvent se faire la veille si cette journée se passe à domicile ou bien le jour J si vous avez loué une salle.
Et voilà, c’est le jour J. Encore quelques points à contrôler avant le lancement officiel. Vérifiez que tous les équipements nécessaires tels que les projecteurs, les microphones ou encore la sonorisation, sont en place et fonctionnent. Tout doit être prêt pour le démarrage des présentations.
Vérifiez que les salles sont prêtes (chaises, tables…en nombre suffisant), que la ou les salles sont bien identifiées. Assurez-vous que l’affichage notamment le plan des salles, l’ordonnancement des groupes, le point d’accueil, le fléchage du parking, en place.Facilitez les déplacements des participants.
A cet instant, les intervenants sont arrivés et le matériel est installé.
Tout est en place ? Pour vous rassurer, faites un check final.
Maintenant, après avoir validé tous ces points, votre journée sécurité peut se dérouler sans encombre. La logistique de votre safety day est prête, c’est le moment d’en profiter !
